Kompleksitet i kommunikation

JohanByg selv husLeave a Comment

Jeg kan godt afsløre at det er ikke småting der bliver skubbet frem og tilbage via emails i sådan en byggeproces. Situationsplan, snittegninger, plantegninger, aftaler, alonger, entreprisekontrakter, tilslutningsaftaler og meget andet godt. Når tegningerne så begynder at blive versioneret med rettelser stikker det ret hurtigt af, hvilket er meget uhensigtsmæssigt da en lille forglemmelse kan have ret store implikationer for husprojektet og økonomien. Så hvordan håndterer man bedst det?

via GIPHY

Vi er delvist lykkedes med noget af det og kan se klare forbedringer andre steder 🙂

Dokument opbevaring

Vi bruger i forvejen Google Drive til alt! Vores årlige husholdningsbudget, som nu består af 34 seperate poster, styres med hård hånd derinde med lækre udregninger, markeringer og ikke mindst altid synkroniseret i mellem os. Så det var nemt for os at oprette en ny mappe til projektet med følgende undermapper:

  • Aftaler
  • Infopakker til rådgiverer og leverandører
  • Korrespondence
  • Tilslutninger
  • Økonomi

 

Herfra har vi delt adgang til forskellige “dokument pakker” til leverandører og rådgivere. Og vores erfaring fra vores tidligere hus var at man hurtigt stod i en situation hvor man liiiige skulle kunne trække den gamle entreprise kontrakt frem igen. Vi tager også ofte backup af de filer, i tilfælde at de uforvarent måtte bliver slettet.

En ting vi ikke helt er lykkedes med er at få originale digitale udgaver af alle filer. Nogen af dem (herunder den endelige entreprise kontrakt) har været igennem en fax/kopi maskine af nogle omgange, hvilket bevirker at man ikke kan fortage en tekstsøgning, som eller er et powertool når man lige skal finde detaljer f.eks. om 1 års gennemgangen.

Budget overvågning og opdatering

I naturlig forlængelse af Google Drive, så har vi fra start af haft vores budget ark til at ligge her og herfra har vi opdateret hver post efterhånden som vi er blevet klogere i processen. Tilsvarende holder vi også styr på det omkostninger som skal betales løbende vs. det der forfalder ved overlevering så vi er nogenlunde på forkant med vores økonomiske beholdning.

 

Emails – Problemet ved flere konti

Dette har været en udfordring fra start af. I løbet af vores byggeprocess er vi kommet i kontakt med folk med meget varierende erfaringer med IT. Nogen er digitale ninjaer, hvor andre ikke har haft det som fokus. Helt lavpraktisk så har Line og jeg, hver især skrevet sammen med forskellige leverandører og offentlige instanser og har konsekvent sat hinanden på som CC. Men den antagelse at alle ved hvornår man laver en “Reply All”, og i det hele taget er opmærksom på antallet af modtagere, er fejlet mange gange.

Næste gang ville jeg klart oprette en særskilt og fælles email konto kun til bygge formål, så vi har samling på alt kommunikation, udgår “forstyrrelser” fra alle de andre mails der strømmer ind i ens email konto, og vigtigst ikke skal bekymre os om hvorvidt en medarbejder i kommunen har det sorte bælte i “Reply All”-kutyme.

 

Top 5 tips

  • Brug Google Drive eller tilsvarende til at dele versionerede dokumenter, budget og info pakker
  • Sørg for også at få de originale digitale udgaver til bl.a. tekstsøgning
  • Læg budgettet op i Google Drive som Google Sheet
  • Backup (af din backup)
  • Brug én email konto for projektet som begge har adgang til

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *